Внутренний конроль основных средств

Прежде чем начать курсовую работу неплохо уяснить, что же понимается под внутренним аудитом. В чем его принципиальные отличия от простого аудита и каково же его место в системе контроля. С этой целью обратимся к нормативной базе, ибо иное будет лишь измышлением. Как же трактует стандарт аудиторской деятельности внутренний аудит. Под внутренним аудитом понимается организованная экономическим субъектом, действующая в интересах его руководства и (или) собственников, регламентированная внутренними документами система контроля за соблюдением установленного порядка ведения бухгалтерского учета и надежностью функционирования системы внутреннего контроля.

Внутренний аудит - один из способов контроля за эффективностью деятельности звеньев структуры экономического субъекта[1].

Организация, роль и функции внутреннего аудита определяются самим экономическим субъектом, а именно его руководством и (или) собственниками, в зависимости от:

. содержания и специфики деятельности экономического субъекта;

. объемов показателей финансово-экономической деятельности экономического субъекта;

. сложившейся системы управления экономического субъекта;

. состояния внутреннего контроля.

Функции внутреннего аудита могут выполнять специальные службы или отдельные аудиторы, состоящие в штате экономического субъекта, ревизионные комиссии (ревизоры), привлекаемые для целей внутреннего аудита сторонние организации и (или) внешние аудиторы.

К институтам внутреннего аудита относятся назначаемые собственниками и
(или) руководством экономического субъекта ревизоры, ревизионные комиссии, внутренние аудиторы или группы внутренних аудиторов.

Работа внутреннего аудита имеет для руководства и (или) собственников экономического субъекта информационное и консультационное значение; она призвана содействовать оптимизации деятельности экономического субъекта и выполнению обязанностей его руководства.

Объекты внутреннего аудита могут быть различными в зависимости от особенностей экономического субъекта и требований его руководства и (или) собственников. Как правило, функции внутреннего аудита включают:

. проверки систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля, их мониторинг и разработку рекомендаций по улучшению этих систем;

. проверки бухгалтерской и оперативной информации, включая экспертизу средств и способов, используемых для идентификации, оценки, классификации такой информации и составления на ее основе отчетности, а также специальное изучение отдельных статей отчетности, включая детальные проверки операций, остатков по бухгалтерским счетам;

. проверки соблюдения законов и других нормативных актов, а также требований учетной политики, инструкций, решений и указаний руководства и (или) собственников;

. проверки деятельности различных звеньев управления;

. оценку эффективности механизма внутреннего контроля, изучение и оценку контрольных процедур в филиалах, структурных подразделениях экономического субъекта;

. проверки наличия, состояния и обеспечения сохранности имущества экономического субъекта;

. работу над специальными проектами и контроль за отдельными элементами структуры внутреннего контроля;

. оценку используемого экономическим субъектом программного обеспечения;

. специальные расследования отдельных случаев, например подозрений в злоупотреблениях;

. разработку и представление предложений по устранению выявленных недостатков и рекомендаций по повышению эффективности управления.

Объективность внутреннего аудита обеспечивается степенью его независимости в структуре управления экономического субъекта. Это требование к внутреннему аудиту, как правило, обеспечивается тем, что он подчиняется и обязан представлять отчеты только назначившему его руководству и (или) собственникам и независим от руководителей проверяемых филиалов экономического субъекта, структурных подразделений, органов внутреннего контроля и т.п.

Организация внутреннего контроля в организации.

Одним из важнейших элементов управления является внутренний контроль.
Внутренний контроль обеспечивает возможность принятия эффективных управленческих решений, а также их исполнение. Эти стороны внутреннего контроля находятся в неразрывном единстве и динамическом взаимодействии в циклах управленческих процессов. К функциям внутреннего контроля часто относят оперативную, защитную, регулятивную, информативную, коммуникативную и превентивную. Последняя функция в современных условиях особенно важна, так как предварительный контроль предупреждает нежелательные отклонения, защищает организацию от неблагоприятных последствий тех или иных действий.
Например, оценка законности и целесообразности на стадии зарождения операций предотвращает действия, противоречащие требованиям нормативных документов и целям деятельности организации.

Чтобы глубже понять сущность системы контроля как важной управленческой категории, раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить особенности различных ее составляющих, необходимо ее классифицировать в соответствии с различными признаками.

Важнейший классификационный аспект внутреннего контроля - формальный.
Выбор формы внутреннего контроля зависит от сложности организационной структуры; правовой формы; видов и масштабов деятельности; целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности; отношения руководства организации к контролю. Одна из наиболее развитых форм внутреннего контроля
- внутренний аудит.

Организация внутреннего контроля в форме внутреннего аудита присуща крупным и некоторым средним организациям, для которых характерны:

. усложненная оргструктура (дивизиональная, матричная или конгломератная структура организации);

. многочисленность филиалов, дочерних компаний;

. разнообразие видов деятельности и возможность их кооперирования;

. стремление органов управления получать достаточно объективную и независимую оценку действий менеджеров всех уровней управления.

Кроме задач чисто контрольного характера внутренние аудиторы могут выполнять экономическую диагностику, разрабатывать финансовую стратегию, вести маркетинговые исследования, управленческое консультирование. К институтам внутреннего аудита относят и ревизионные комиссии (ревизоров), деятельность которых регламентирована действующим законодательством. Этот институт в основном распространен в акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью и производственных кооперативах.

Большое значение имеет также классификация по типам внутреннего контроля. Известны следующие типы внутреннего контроля: неавтоматизированный; не полностью автоматизированный; полностью автоматизированный.

Неавтоматизированный внутренний контроль осуществляется непосредственно его субъектами без применения автоматических средств. Не полностью автоматизированный внутренний контроль осуществляется его субъектами с применением автоматических средств регистрации, обработки, измерения и т.п. (например, контроль качества работы производственного оборудования с помощью технологии штрихового кодирования обрабатываемых узлов и деталей). Полностью автоматизированный внутренний контроль осуществляется целиком в автоматическом режиме под управлением субъектов внутреннего контроля.

Примерами полностью автоматизированного внутреннего контроля могут служить:

. автоматическое обнаружение и исправление ошибки прикладной компьютерной программой;

. работа программ, обеспечивающих выделение или перечисление тех пунктов, которые не соответствуют установленным критериям

(например, если сумма по счетам на закупку находится вне установленных пределов);

. работа антивирусных программ;

. программные проверки типа подсчета общих сумм для контроля правильности расчетов (например, согласование суммы счетов на закупки с общей суммой счетов, рассчитанной в результате другой операции);

. программные проверки на соответствие данных и выдача информации по отсутствию соответствия (например, сравнение неоплаченных счетов-фактур на закупку с файлами записей по полученным товарам, производимое программой перед оплатой счета продавца);

. работа контрольных модулей корпоративных систем (например, модулей системы "Галактика", решающих задачи контроля себестоимости продукции, контроля исполнения бюджета и др.);

. самодиагностика программных средств.

Внутренний контроль целесообразно классифицировать и по значимости субъектов внутреннего контроля с точки зрения их участия в общей деятельности по внутреннему контролю в организации. В этом аспекте всех субъектов внутреннего контроля целесообразно распределить по следующим уровням.

Субъекты внутреннего контроля первого уровня - это участники
(собственники) организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно (с помощью независимых экспертов, в том числе внешних аудиторов).
В обязанности субъектов внутреннего контроля второго уровня непосредственно не входит контроль, но в силу производственной необходимости они выполняют и контрольные функции (рабочий, контролирующий качество работы оборудования). Субъекты внутреннего контроля третьего уровня выполняют контрольные функции для реализации служебных обязанностей (функций), которые за ними закреплены непосредственно (работники планово- диспетчерского, планово-экономического отделов, отдела кадров). В обязанности субъектов внутреннего контроля четвертого уровня входят контрольные и другие функции (административно-управленческий персонал; персонал, обслуживающий компьютерные системы; сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности). В функциональные обязанности субъектов внутреннего контроля пятого уровня входит только осуществление контроля (сотрудники отдела внутреннего аудита и члены ревизионной комиссии, отделов входного и технического контроля и т.п.).

Организация системы внутреннего контроля в общем случае находится под воздействием следующих факторов:

. отношение руководства к внутреннему контролю;

. внешние условия функционирования организации, ее размеры, оргструктура, масштабы и виды деятельности;

. количество и региональная неоднородность месторасположения ее обособленных подразделений или дочерних компаний;

. стратегические установки, цели и задачи;

. степень механизации и компьютеризации деятельности;

. ресурсное обеспечение;

. уровень компетентности кадрового состава.

В любом случае организация эффективно функционирующей системы внутреннего контроля - это сложный многоступенчатый процесс, включающий следующие этапы.

1. Критический анализ и сопоставление определенных для прежних условий хозяйствования целей функционирования организации, принятого ранее курса действий, стратегии и тактики с видами деятельности, размерами, оргструктурой, а также с ее возможностями.

2. Разработка и документальное закрепление новой (соответствующей изменившимся условиям хозяйствования) деловой концепции организации (что собой представляет организация, каковы ее цели, что она может, в какой области имеет конкурентные преимущества, каково желаемое место на рынке), а также комплекса мероприятий, способного привести эту деловую концепцию к развитию и совершенствованию организации, успешной реализации ее целей, укреплению ее позиций на рынке. Такими документами должны быть положения о финансовой, производственно-технологической, инновационной, снабженческой, сбытовой, инвестиционной, учетной и кадровой политике. Данные положения должны разрабатываться на основе глубокого анализа каждого элемента политики и выбора из имеющихся альтернатив наиболее приемлемых для данной организации. Документальное закрепление политики организации в различных сферах ее финансово-хозяйственной деятельности позволит осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль всех аспектов ее функционирования.

3. Анализ эффективности существующей структуры управления, ее корректировка. Необходимо разработать положения об организационной структуре, в котором должны быть описаны все организационные звенья с указанием административной, функциональной, методической подчиненности, направления их деятельности, функции, которые они выполняют, установлен регламент их взаимоотношений, права и ответственность, показано распределение видов продуктов, ресурсов, функций управления по этим звеньям. То же относится и к положениям о различных структурных подразделениях (отделах, бюро, группах и т.д.), к планам организации труда их работников. Необходимо разработать (уточнить) план документации и документооборота, штатное расписание, должностные инструкции с указанием прав, обязанностей и ответственности каждой структурной единицы. Без такого строгого подхода невозможно осуществлять четкую координацию функционирования всех звеньев системы внутреннего контроля организации.

4. Разработка формальных типовых процедур контроля конкретных финансовых и хозяйственных операций. Это позволит упорядочить взаимоотношения работников по поводу контроля финансово-хозяйственной деятельности, эффективно управлять ресурсами, оценивать уровень достоверности (качества) информации для принятия управленческих решений.

5. Организация отдела внутреннего аудита (или другого специализированного контрольного подразделения).

При организации такого отдела необходимо учитывать основные требования к эффективности его функционирования.

Цели и направления контроля операций с основными средствами.

Цели внутреннего контроля основных средств заключаются в обеспечении приобретения необходимых основных средств наиболее экономичным способом, верном учете, физической сохранности, безопасности работы и поддержании этих средств в рабочем состоянии; обеспечении выбытия ненужных основных средств по как можно более высокой цене.

Предполагается контроль за приобретением, учетом, использованием, сохранностью, надежностью, ремонтом и выбытием основных средств.

Преимущественные направления внутреннего контроля основных средств заключаются в следующем[2]:

. операции по учету основных средств должны быть отделены от учета обычных поставок и реализации;

. основные средства не должны заказываться без соответствующей санкции;

. приобретенные активы должны быть защищены от краж, злоупотреблений, случайной гибели или преждевременного старения;

. основные средства должны соответствующим образом отражаться в учете;

. выбытия основных средств без надлежащего санкционирования не должно быть;

. амортизационные отчисления согласно утвержденной учетной политике должны отражаться в учете и включаться в себестоимость.

Основными источниками информации об основных средствах служат первичные документы: акты приема-передачи в эксплуатацию основных средств, накладные на внутреннее перемещение и др. Проверка правильности ведения аналитического учета может быть сплошной или выборочной.

Прежде всего, необходимо вести контроль за тем, как ведется аналитический учет основных средств. Такой учет организуется по отдельным объектам, каждому из которых присваивается инвентарный номер на весь период его эксплуатации. Пообъектный учет ведется в инвентарных карточках или книгах. Необходимо проверить, как ведутся карточки или книги, а также правильность присвоения шифра амортизационных отчислений и наличие всех справочных данных.

При контроле учета, отчетности и использования основных средств необходимо установить[3]:

. обеспечен ли контроль за наличием и сохранностью основных средств;

. правильно ли отнесены предметы к основным средствам и сгруппированы согласно классификации, принадлежности и характеру участия в производственном процессе;

. правильно ли произвели оценку основных средств в учете;

. правильно ли оформлены и отражены в учете операции по поступлению и выбытию основных средств;

. правильно ли начислены и отражены в учете износ и ремонт основных средств;

. правильно ли отражены данных о наличии и движении основных средств в бухгалтерском учете и отчетности;

. приняты ли меры по обеспечению сохранности основных средств. Для этого необходимо установить, назначены ли приказом руководителя предприятия материально-ответственные лица, отвечающие за сохранность основных средств (есть ли письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности);

. соответствуют ли должности материально-ответственных лиц Перечню должностей и работ предприятия;

. созданы ли условия для обеспечения сохранности материальных ценностей (шкафы, сейфы, закрываемые помещения и т.д.);

. оборудовано ли помещение пожарно-охранной сигнализацией;

. организован ли порядок вывоза материальных ценностей с территории предприятия;

. проводится ли инвентаризации. Лицо, уполномоченное на проведение внутреннего аудита проверяет, как и когда была проведена последняя инвентаризация, какие были выявлены ошибки и как они исправлены.

Если инвентаризация основных средств не проводилась более двух- трех лет, то необходимо ее провести. Это позволит более качественно провести последующую проверку.

При проверке отчетности по основным средствам аудитору необходимо проверить:

. соответствие форм бланков утвержденным формам;

. соответствие записей сводного аналитического учета записям в главной книге и балансе;

. соответствие записей синтетического учета записям в главной книге и балансе;

. правильность записей в форме N 5 годового отчета о наличии и движении основных средств;

. правильность бухгалтерских проводок по учету основных средств;

. ведение учета на забалансовых счетах 001 "Арендованные основные средства" и 005 "Оборудование, принятое для монтажа".

1 Поступление основных средств.

При покупке основные средства принимаются к учету по первоначальной стоимости, включающей в себя все фактические затраты по приобретению, за исключением возмещаемых налогов. К фактическим затратам относятся: суммы, уплаченные поставщику в соответствии с договором; суммы, уплачиваемые за посреднические, консультационные и информационные услуги, связанные с приобретением основных средств; регистрационные сборы, государственные, таможенные пошлины и другие аналогичные платежи; другие затраты, непосредственно связанные с приобретением основных средств, а также затраты по доведению их до рабочего состояния.

Аудитору необходимо проверить[4]:

- перечень основных (с первоначальной стоимостью, износом и ценой соглашения) и технической документации при передаче основных средств в качестве взноса в уставный капитал;

- договор купли-продажи (при приобретении объектов основных средств в комплекте в инвентарной карточке должна быть обязательно расшифровка предметов, входящих в комплект);

- первоначальную стоимость объектов основных средств, приобретенных за иностранную валюту (эта стоимость должна учитываться по курсу в рублях на момент приобретения);

Приобретение основных средств за плату. Аудиторской проверке операций приобретения основных средств подлежит, прежде всего, обоснованность определения первоначальной стоимости основных средств, приобретенных за плату. В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет основных средств", в первоначальную стоимость основных средств, приобретенных за плату, включаются: суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу); суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением основных средств; регистрационные сборы, государственные пошлины и другие аналогичные платежи, произведенные в связи с приобретением (получением) прав на объект основных средств; таможенные пошлины и иные платежи; вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретен объект основных средств, и иные затраты, непосредственно связанные с приобретением объекта основных средств.

Иными затратами, непосредственно связанными с приобретением основных средств и включаемыми в их первоначальную стоимость, являются затраты по доставке, монтажу и устройству фундамента на месте эксплуатации.

Исключение составляют затраты по перемещению отдельных объектов основных средств внутри организации (транспортных передвижных средств, свободно стоящих объектов основных средств, строительных механизмов), которые относятся на издержки производства (обращения).

В первоначальную стоимость основных средств согласно действующим правилам бухгалтерского учета включаются также расходы по уплате процентов по кредитам банков, полученным на приобретение основных средств (до момента ввода их в эксплуатацию). В некоторых случаях в первоначальную стоимость основных средств относятся невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением объекта основных средств (в частности, налог на приобретение автотранспортных средств, акциз, налог на добавленную стоимость).

В том случае, если основные средства приобретаются для производственных целей, НДС выделяется в учете на счете 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", после чего подлежит зачету по общему правилу. Если объект основных средств приобретен для эксплуатации в подразделениях социальной сферы, то НДС подлежит списанию за счет соответствующих источников финансирования. При приобретении легковых автомобилей и микроавтобусов, используемых для непроизводственных нужд
(обслуживание производств и хозяйств организации), деятельность которых не связана с производством продукции, выполнением работ, оказанием услуг, являющихся целью создания данной организации, сумма уплаченного НДС покрывается за счет соответствующих источников финансирования (письмо
Минфина России от 21.05.97 г. N 04-07-04). Таким образом, исходя из требований налогового законодательства первоначальная стоимость приобретенных объектов основных средств будет определяться по-разному.
Рассмотрим это на примере.

В том случае, если организация производит продукцию как облагаемую, так и не облагаемую налогом на добавленную стоимость, в бухгалтерском учете необходимо обеспечить разделение основных средств, используемых в той и другой деятельности. Если такое разделение невозможно, то необходимо распределять суммы НДС по приобретенным основным средствам исходя из соотношения объема произведенной или реализованной продукции, облагаемой и не облагаемой НДС. При этом часть суммы НДС подлежит возмещению из бюджета, часть суммы будет включаться в первоначальную стоимость основных средств[5].

В ходе аудита необходимо обратить внимание на отражение в учете источников финансирования капитальных вложений организации. Практика аудиторских проверок свидетельствует о том, что некоторые организации нарушают методологию бухгалтерского учета имущества предприятия и источников его формирования.

Поступление основных средств в качестве вклада в уставной капитал.
Положение по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" предусматривает, что первоначальной стоимостью основных средств, внесенных в счет вклада в уставный капитал, признается их денежная оценка, согласованная учредителями
(участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством
Российской Федерации. Согласно ст. 15 Федерального закона от 8.02.98 г. N
14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" в том случае, если номинальная стоимость доли участника общества в уставном капитале общества, оплачиваемой неденежным вкладом, составляет более двухсот минимальных размеров оплаты труда, такой вклад должен оцениваться независимым оценщиком. Таким образом, первоначальной стоимостью основных средств, внесенных в счет вклада в уставный капитал, может признаваться также рыночная стоимость.

Операции по поступлению основных средств в счет вклада в уставный капитал по их первоначальной стоимости подлежат отражению в учете следующим образом[6]:

Дебет счета 01 "Основные средства"

Кредит счета 75 "Расчеты с учредителями"

Согласно действующему налоговому законодательству обороты по вкладам в уставный капитал не облагаются налогом на добавленную стоимость.

Поступление основных средств по договорам дарения и в иных случаях безвозмездного поступления. Получение основных средств по договору дарения отражается в учете по их первоначальной стоимости по дебету счета 01
"Основные средства". При этом в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" первоначальной стоимостью основных средств, полученных организацией по договору дарения и иных случаях безвозмездного получения, признается их рыночная стоимость на дату оприходования.
Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств устанавливают, что затраты по доставке объектов основных средств, полученных по договору дарения и иных случаях безвозмездного получения, учитываются как затраты капитального характера и относятся на увеличение первоначальной стоимости объекта.

Действующая инструкция Госналогслужбы России от 10.08.95 г. N 37 "О порядке исчисления и уплаты в бюджет налога на прибыль предприятий и организаций" (с последующими изменениями и дополнениями) предусматривает, что по предприятиям, получившим безвозмездно от других предприятий основные средства, налогооблагаемая прибыль увеличивается на стоимость этих средств, но не ниже их остаточной стоимости, числящейся у передающих предприятий.
При этом их стоимость по данным бухгалтерского учета передающей стороны указывается в документах о передаче. Исходя из этого требования облагаемая база по налогу на прибыль должна быть увеличена на остаточную стоимость безвозмездно полученных основных средств, указанную в акте приема-передачи
(которая может не совпадать с рыночной стоимостью поступающих основных средств, отраженной в системе бухгалтерского учета получаемой организации).

При налогообложении не учитывается стоимость объектов социально- культурного и коммунально-бытового назначения приватизируемых предприятий, передаваемых в ведение органов исполнительной власти субъектов Российской
Федерации и органов местного самоуправления, а также объектов жилищнокоммунального назначения, дорог, электрических сетей и подстанций, газовых сетей, водозаборных сооружений и других подобных объектов, передаваемых безвозмездно органам государственной власти (или по их решению специализированным предприятиям, осуществляющим использование или эксплуатацию указанных объектов по их назначению) и органам местного самоуправления.

Пунктом 4.1 Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" установлено, что по объектам основных средств, полученным по договору дарения и безвозмездно в процессе приватизации, амортизация не начисляется.
Письмо Минфина России от 3.06.98 г. N 16-00-22-19 определяет, что указанный п. 4.1 Положения не распространяется на закрепленное имущество за государственным или муниципальным унитарным предприятием, созданным по решению уполномоченным на то государственным органом или органом местного самоуправления на праве хозяйственного ведения или оперативного управления.

Следует отметить, что в нормативных документах, регулирующих налогообложение, отсутствуют указания об исключении из состава затрат амортизационных отчислений по безвозмездно полученным основным средствам. В связи с этим для реализации принципа соответствия доходов и расходов организации в целях налогообложения целесообразно производить начисление амортизации по указанным объектам основных средств, поскольку они участвуют в производственном процессе и приносят доход организации.

2 Выбытие основных средств.

Выбытие основных средств (реализация, ликвидация по ветхости, моральному износу, стихийным бедствиям, безвозмездная передача и др.) оформляется актами (ф. № ОС-1 и № ОС-4). В них фиксируются первоначальная собственность объекта и сумма амортизации.

Инвентарная карточка из картотеки изымается (прилагается к акту), о чем делается отметка в инвентарном списке основных средств по местам нахождения.

Для обобщения информации о выбытии основных средств и определения финансового результата отданных операций используется счет 91 "Прочие доходы и расходы". По дебету счета отражаются остаточная стоимость выбывших объектов и расходы, связанные с их выбытием; по кредиту - суммы выручки от реализации имущества, стоимость материальных ценностей, поступивших в связи со списанием имущества по цене возможного использования (рыночной стоимости).

Финансовый результат (прибыль и убытки от списания основных средств) - разница между оборотами по дебету и кредиту счета 91 "Прочие доходы и расходы". Превышение оборота по кредиту (прибыль) будет списано[7]:
Д-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы"
К-т сч. 99 "Прибыли и убытки"; превышение оборота по дебету (убыток) будет списано:
Д-т сч. 99 "Прибыли и убытки"
К-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы".

Указанная прибыль, таким образом, входит в состав балансовой прибыли организации и облагается по установленным для организации ставкам.

С 1995 по 2001 г. отрицательный результат (убыток) от продажи основных средств не уменьшает налогооблагаемую прибыль (в настоящее время - инструкция МНС РФ № 62 от 15.06.2000 г.).

С 2002 г. в соответствии с п. 3 ст. 268 гл. 25 ПК РФ убыток от выбытия основных средств включается в состав прочих расходов равными долями в течение срока, определяемого как разница между сроком их полезного использования и фактическим сроком их эксплуатации до момента реализации.

Обращаем внимание на тот факт, что при реализации имущества (основных средств) организации имеют право на пересчет остаточной стоимости или фактической стоимости реализуемых объектов на индекс инфляции по правилам, установленным Правительством РФ. В этом случае его называют индексом- дефлятором, который ежеквартально публикуется Госкомстатом России. Такого вида расчет введен с 1 января 1996 г. при определении прибыли от реализации основных средств и иного имущества организации для целей налогообложения.

Практика аудиторских проверок показывает, что некоторые организации списывают суммы дооценки основных средств при их реализации на уменьшение добавочного капитала. Следует иметь в виду, что операции по реализации основных средств приводят только к изменению структуры имущества организации. В активе баланса остаточной стоимости дооцененных и проданных основных средств будут соответствовать возросшие суммы денежных средств на расчетном счете или дебиторской задолженности. В связи с этим методологически неверно отражение в операциях по реализации основных средств уменьшение добавочного капитала.

При отражении операций по ликвидации объектов основных средств организация обязана выявить и отразить финансовый результат от ликвидации.
С этой целью все расходы по ликвидации объектов основных средств, пришедших в негодность, отражаются по дебету счета 47 "Реализация и прочее выбытие основных средств", а доходы (полученные при ликвидации материальные ценности) - по кредиту счета 47. Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств установлено, что при отражении в бухгалтерском учете списания объектов основных средств, подвергшихся дооценке, списание суммы дооценки по ним производится за счет добавочного капитала (в пределах имеющейся суммы). В связи с этим появляется необходимость расчета сумм дооценки основных средств.

Согласно действующему налоговому законодательству убыток от списания не полностью амортизированных основных средств не уменьшает облагаемую базу налога на прибыль. Исходя из этого на сумму потерь от списания оборудования в корректируется налогооблагаемая прибыль, что находит отражение по строке
4.6 Справки о порядке определения данных, отражаемых в строке 1 "Расчета налога от фактической прибыли".

Аудитору необходимо проверить[8]:

. установлена ли рыночная стоимость при продаже основных средств;

. увеличена ли налогооблагаемая прибыль, в случае реализации и безвозмездной передаче основных средств, как это предусмотрено в

Инструкции о порядке исчисления и уплаты налога на прибыль;

. начислен ли НДС по безвозмездно переданным основным средствам

(плательщиком НДС является передающая сторона);

. оприходованы ли на счете 10 "Материалы" делали, узлы и агрегаты

(пригодные для ремонта других машин), полученные после демонтажа и разборки. Детали и узлы, изготовленные с применением драгоценных металлов, подлежат учету и сдаче в государственный фонд.

3 Начисление амортизации основных средств.

Амортизацию основных средств можно начислять: линейным способом; способом уменьшаемого остатка; способом списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования; способом списания стоимости пропорционально объему продукции (работ).

Амортизация основных средств определяется ежемесячно, исходя из стоимости основных средств и установленных норм амортизационных отчислений на полное восстановление основных средств.

Начисление амортизации по основным средствам, поступившим по импорту, производится по нормам амортизационных отчислений на аналогичные отечественные основные средства.

Начисление амортизационных отчислений не производится во время проведения реконструкции и технического перевооружения основных фондов с их полной остановкой, а также в случае их перевода в установленном порядке на консервацию. При этом следует иметь в виду, что на время реконструкции и технического перевооружения срок службы основных фондов продлевается.

Также не начисляется амортизация по объектам внешнего благоустройства и другим аналогичным объектам дорожного хозяйства, судоходным сооружениям, ряду сельскохозяйственных животных, молодым многолетним насаждениям, приобретенным книгам и брошюрам. Кроме того, следует отметить, что также не подлежат амортизации основные средства, полученные в качестве вклада в уставный капитал.

Амортизационные отчисления производятся только на полное восстановление основных средств. При этом по всем основным средствам начисление амортизации производится только в течение нормативного срока службы.

При проверке порядка аналитического учета основных средств на предприятии следует убедиться, что он ведется по видам и отдельным инвентарным объектам с использованием инвентарных карточек.

На основе инвентарной картотеки на каждую классификационную группу основных средств (по отраслям, признаку использования, видам основных средств) заводят карточку учета движения основных средств (форма N ОС-12).
В карточке за каждый месяц указывают наличие основных средств на начало месяца, поступление и выбытие основных средств, сумму износа и затраты на капитальный ремонт.

Проверке должно быть подвергнуто наличие документального оформления операций по синтетическому и аналитическому учету движения основных средств, соответствующего типовым формам.

Аудитору необходимо проверить[9]:

. правильность норм амортизационных отчислений;

. правильность ведения аналитического учета;

. правильность составления бухгалтерских проводок по амортизации основных средств;

. наличие и правильность ведения инвентарной картотеки;

. документальное оформление операций движения основных средств.

Методы внутреннего контроля основных средств.

1. Все приобретения основных средств должны надлежащим образом утверждаться; необходимо использовать специальные типовые бланки заказов; осуществление полномочий внутри организации должно тщательно контролироваться: основные решения принимаются

Правлением, менее значительные – руководителями отделов на основе установленных лимитов; все заказы должны сопоставляться с конкретными пунктами сметы; некоторые покупки (например компьютеры) должны специально соответствовать стандартам или планам организации.

2. Все поступления основных средств должны оперативно и точно фиксироваться в журнале поступления основных средств.

3. Важнейшие приобретения должны утверждаться на основе детальных расчетов и оценки инвестиционных проектов. Все подробные расчеты после их завершения должны быть предметом «аудита на эффективность» для проверки технико-экономического обоснования и внесения необходимых изменений. Необходимо обеспечить полное документирование всего процесса.

4. Метод начисления и нормы амортизации должны надлежащим образом утверждаться и применяться последовательно и неукоснительно.

Амортизационные отчисления должны точно разноситься по соответствующим счетам основных средств с использованием специально разработанной таблицы «Расчет амортизационных отчислений».

6. Основные средства должны устанавливаться и эксплуатироваться строго в соответствии с инструкцией производителя. Небрежность может вызвать сбой или остановку производства и/или травмы работников и вытекающий из этого ущерб. Проверки безопасности и рабочего состояния основных средств должны проводиться регулярно.

7. Основные средства должны охраняться. Необходимо обеспечить их адекватную физическую охрану (кладовщики или охранники), контроль за движением объектов, ограничение доступа к особо важным ценностям.

8. Основные средства должны быть застрахованы.

9. Должны проводиться регулярные инвентаризации.

10. Все документы, подтверждающие право собственности, должны храниться в надежном месте.

11. Необходимо регулярно проводить мероприятия по поддержанию основных средств в рабочем состоянии и проверке их функционирования.

12. Санкционирование выбытия основных средств должно осуществляться лицом, не связанным с функциями их приобретения, учета и охраны.

13. Предложения по выбытию основных средств должны подтверждаться соответствующей документацией, касающейся оценки срока службы, остаточной стоимости, обоснования выбытия и необходимости замены.

14. Выбытие основных средств должно осуществляться в соответствии с внутренним утвержденным планом, например, для сдаваемых в аренду транспортных средств их реализация возможна после прохождения определенного пробега или определенного срока эксплуатации (по раннему из выполненных условий). Следовательно, для обеспечения руководства информацией такого рода учет основных средств должен быть достаточно сложным.

15. Основные средства должны реализовываться на коммерческой основе, обеспечивая наибольшую выгоду от операции.

16. Все выбытия основных средств должны оперативно и точно отражаться в бухгалтерском учете (журнал выбытия) основных средств. Должны регистрироваться: дата, основание (ссылка на первичный документ), цена, начисленный износ и прибыль или убыток от выбытия основных средств. Целью проводимого анализа результатов этих операций является обеспечение: а) постоянного соответствия амортизационных отчислений фактическому сроку службы подобного типа активов и б) эффективности процедур реализации (например, устойчивые убытки от реализации основных средств могут быть результатом тайного сговора).

17. Ежемесячно должна составляться внутренняя бухгалтерская отчетность по движению основных средств, которая оформляется

«Ведомостью движения основных средств по видам».

1 Основные процедуры аудита основных средств.

2 Инвентаризация основных средств

До начала инвентаризации основных средств следует проверить[11]:

. наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

. наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

. наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение; при отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов па земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

Оценка выявленных в результате инвентаризации неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ — определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию, вследствие чего изменилось его основное назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера
(надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера, организации- изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода этих объектов в эксплуатацию и причин, приведших их к непригодности (порча, полный износ и т.п.).
Для оформления данных инвентаризации основных средств (зданий, сооружений, передаточных устройств машин и оборудования, транспортных средств, инструмента, вычислительной техники, производственного и хозяйственного инвентаря и т.п.) применяется Инвентаризационная опись основных средств
(форма № ИНВ-1).

Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии отдельно по каждому месту хранения ценностей и лицом, ответственным за сохранность основных средств.
Один экземпляр описи передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй — остается у материально ответственного лица (лиц).

До начала инвентаризации с каждого лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценностей, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы.

Инвентаризационная опись по форме № ИНВ-1 печатается с вкладными листами по образцу 2-й страницы формы, количество которых определяет заказчик бланков.

При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма № ИНВ-1 выдается комиссии па бумажных или машинных носителях информации с заполненными графами с 1 по 9.

В описи ответственное лицо комиссии заполняет графу 10 о фактическом наличии объектов. По объектам, которые не отражены в учете, а также объектам, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, ответственные лица комиссии должны включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели. По решению инвентаризационной комиссии эти объекты должны быть оприходованы. В этом случае их первоначальную стоимость определяют с учетом рыночных цен, а сумму износа — по техническому состоянию объектов с обязательным оформлением соответствующих актов.

Описи составляются отдельно по группам основных средств
(производственного и непроизводственного назначения).

Графа 9 «Номер паспорта» заполняется на основные средства, содержащие драгоценные металлы и камни.

Для отражения результатов инвентаризации основных средств, по которым выявлены отклонения от данных учета, применяется сличительная ведомость
(форма № ИНВ-18).

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т. е. расхождения между показателями бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Сличительная ведомость составляется бухгалтером в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а второй передается материально ответственному лицу (лицам).

3 Типичные ошибки

Примерный перечень их таков:

. В учетной политике предприятия указано, что аналитический учет основных средств должен вестись в инвентарных карточках (форма ОС-6).

Однако на предприятии этого не делают, считая ведение таких карточек излишним, при этом ссылаются на имеющиеся в бухгалтерии копии инвентарных списков А на тех предприятиях, где эти карточки ведут, не всегда соблюдают требование полноты занесения реквизитов.

. Материальная ответственность организуется лишь в отношении собственных основных средств, учитываемых на сч. 01 «Основные средства».

. Несоответствие информации о наличии основных средств по данным Главной книги информации об их остатках по данным инвентарных карточек нередко влечет за собой .неправильное начисление амортизации.

. Оприходование основных средств не по цене их приобретения;

. В Состав первоначальной стоимости включают затраты по оплате процентов по заемным средствам.

. При покупке основных средств у физических лиц не всегда удерживается подоходный налог.

. При передаче основных средств в качестве вклада в уставный капитал другого предприятия сумма превышения их договорной стоимости над балансовой нередко включается в состав доходов будущих периодов

(кредит сч. 83 «Доходы будущих периодов»), а по мере начисления дивидендов присоединяется к балансовой прибыли (дебет сч. 83 «Доходы будущих периодов», кредит сч. 80 «Прибыли и убытки»). Настоящий порядок действовал до 1 января 1995 г.

. При безвозмездной передаче основных средств выявленный убыток не всегда списывается на уменьшение добавочного капитала или фонда социальной сферы.

. Начисление износа основных средств производится один раз в квартал.

. Предприятие продолжает начислять износ по объектам с истекшим сроком нормативной эксплуатации.

. Неправомерное ускоренное начисление износа основных средств.

. Списание 50% балансовой стоимости в первый месяц или в первый квартал после ввода в эксплуатацию основных средств, а не равномерно в течение года.

. Оприходование нематериальных активов не по цене их приобретения.

. Неправильное определение срока эксплуатации нематериальных активов.

. Неправильное отнесение затрат на сч. 04 «Нематериальные активы».

. Отсутствие документов, подтверждающих отнесение объектов учета к нематериальным активам.

. Неправомерное увеличение стоимости нематериальных активов за счет текущих затрат.

. Отнесение объектов нематериальных активов на сч. 31 «Расходы будущих периодов».

. Простое хищение средств (основной тип мошенничества).

Теперь после того как мы отработали эту тему закрепим ее на практике с помощью практического материала. В качестве практического материалы будем использовать:

1. Учетная политика ООО "Тяжпромарматура";

2. Главная книга за 1,2,3 квартала 2002 года (обороты по счетам 01,

02, 44);

3. Ведомость амортизационных отчислений за 1 квартал 2002 года;

4. Акт (накладная) приемки-передачи основных средств за апрель 2002 года

На основе имеющейся информации почерпнутой из практического материала, при условии отсутствия практического опыта, можно сделать определенные выводы:

1. В учетной политике не отражены следующие положения:

. нет списка материально ответственных лиц;

. нет графика документооборота;

. срок полезного использования самостоятельно указывается только при отсутствии такового в сопровождающей технической документации;

. не указано, в каких случаях используется ускоренная амортизация;

. не указан срок проведения годовой инвентаризации;

. не указан состав комиссии по проведению внезапных проверок.

2. Сличение данных Главной книги за апрель 2002 года (сч. 01.1) и акта

(накладной) приемки-передачи основных средств от 17.04.02г показало расхождение на 0,08 руб.;

3. Сплошная сверка данных Главной книги за 1 квартал 2002 года по счетам

02, 44 и ведомости начисления износа расхождений не показали.

4. Метод начисления амортизации (применяемый в ведомости начисления износа) соответствует указанному в Учетной политике.

Следовательно на анализируемом предприятии в целом бухгалтерский учет соответствует действительности (в рамках предела существенности), однако отсутствует на должном уровне система внутреннего контроля, что и привело к указанному выше расхождению.

Список используемой литературы

1. Правило (стандарт) аудиторской деятельности "Изучение и использование работы внутреннего аудита" (одобрено Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ 27 апреля 1999 г. протокол N 3);

2. Агеева Ю.Б., Агеева А.Б. Аудиторская проверка: практическое пособие для аудитора и бухгалтера. - "Бератор-Пресс", 2001 г.;

3. Аудит операций с основными средствами. (Л.И. Куликова, "Аудиторские ведомости", N 1, январь 1999 г.);

4. Бухгалтерский учет в организациях / Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н.

Галанина – 2-е изд. перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика,

2002;

5. Внутренний контроль и аудит. Учебник / ВЗФЭИ. — М.: ЗАО «Фин- статинформ», 2000;

-----------------------
[1] Правило (стандарт) аудиторской деятельности "Изучение и использование работы внутреннего аудита" (одобрено Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ 27 апреля 1999 г. протокол N 3)
[2] Внутренний контроль и аудит. Учебник / ВЗФЭИ. — М.: ЗАО «Фин- статинформ», 2000 – стр. 198
[3] Агеева Ю.Б., Агеева А.Б. Аудиторская проверка: практическое пособие для аудитора и бухгалтера. - "Бератор-Пресс", 2001 г.
[4] Агеева Ю.Б., Агеева А.Б. Аудиторская проверка: практическое пособие для аудитора и бухгалтера. - "Бератор-Пресс", 2001 г.
[5] Аудит операций с основными средствами. (Л.И. Куликова, "Аудиторские ведомости", N 1, январь 1999 г.)
[6] Аудит операций с основными средствами. (Л.И. Куликова, "Аудиторские ведомости", N 1, январь 1999 г.)
[7] Бухгалтерский учет в организациях / Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н.
Галанина – 2-е изд. перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2002 – стр.285
[8] Агеева Ю.Б., Агеева А.Б. Аудиторская проверка: практическое пособие для аудитора и бухгалтера. - "Бератор-Пресс", 2001 г.
[9] Агеева Ю.Б., Агеева А.Б. Аудиторская проверка: практическое пособие для аудитора и бухгалтера. - "Бератор-Пресс", 2001 г.
[10] Внутренний контроль и аудит. Учебник / ВЗФЭИ. — М.: ЗАО «Фин- статинформ», 2000 – стр. 200
[11] Внутренний контроль и аудит. Учебник / ВЗФЭИ. — М.: ЗАО «Фин- статинформ», 2000 – стр. 206