Сущность и значение системы счетов и двойной записи

Жизнь человеческого общества состоит из множества ежедневно происходящих событий и фактов, которые могут касаться различных сторон деятельности общества — политических, хозяйственных, социальных и других.
Поскольку, каждый человек в обществе соизмеряет свое поведение, работу и жизнь с окружающими его событиями и фактами, то, чем больше он будет знать о происходящем вокруг него, тем эффективнее и безопаснее будут его поступки и деятельность. Следовательно, человек должен принимать во внимание и учитывать происходящие вокруг него факты и события, знать состояние действительности, которая его окружает. В этом заключается сущность учета в общих его чертах.

Факты и события, происходящие в жизни общества, относящиеся к хозяйственной деятельности общества, отражаются в хозяйственном учете. Под хозяйственным учетом понимается отражение фактов хозяйственной деятельности, которую осуществляют предприятия, организации и учреждения; например — операции купли-продажи, производства продукции, осуществление расчетов через банк, начисление и выплата заработной платы и т.д.

Одним из основных видов хозяйственного учета является бухгалтерский учет. Бухгалтерский учет представляет собой систему, обеспечивающую получение бухгалтерской информации о хозяйственной деятельности предприятия путем непрерывной и сплошной фиксации фактов хозяйственной жизни в документах, последующей их группировке и обобщении полученной информации своими способами. Кроме информационной функции, бухгалтерский учет выполняет функцию контроля соблюдения действующего законодательства, нормативных документов правительственных органов, а также эффективности использования принадлежащих предприятию средств.

Предметом бухгалтерского учета являются средства предприятий и учреждений, вовлеченные в их хозяйственный оборот и имеющие стоимостную оценку. Объектами бухгалтерского учета (далее - бухучета) являются отдельные слагаемые хозяйственных средств, процессы, связанные с кругооборотом средств, и их результаты.

Средства предприятий и учреждений (далее - хозорганов) классифицируются по:

1. составу и размещению (какие средства и как они размещены);

2. источникам образования и целевому назначению (кто является собственником этих средств и для чего они предназначены).

Двойственная характеристика объектов учета обеспечивает их соизмерение и получение на этой основе новой информации. Различия в составе и характеристике хозяйственных средств вызывают необходимость объединения их в однородные группы и организации учета по каждой такой группе. Движение хозяйственных средств происходит в виде многочисленных хозяйственных операций (далее - хозопераций): фактов и событий, изменяющих состав и размещение средств и их источников. В бухучете отражаются все операции в экономической жизни хозорганов, которые имеют стоимостную оценку. Возникает необходимость отражать в бухучете каждый хозяйственный факт во взаимной связи с изменяемыми под их воздействием хозяйственными средствами, группировать и сводить эти данные в обобщающие показатели о хозяйственной деятельности предприятия.

Систему приемов, обеспечивающую сплошное, непрерывное, взаимосвязанное отражение и обобщение в денежном выражении объектов бухучета с целью получения требующейся бухгалтерской информации, называют методом бухучета.
В систему приемов (элементов метода) входят:

- первичное наблюдение,

- стоимостное измерение,

- текущая группировка результатов хозяйственной деятельности,

- итоговое обобщение учетной информации.

Первичное наблюдение в бухучете осуществляется с помощью первичной документации (оформление хозопераций документами) и инвентаризации
(проверка наличия в реальности объектов бухучета).

Стоимостное измерение осуществляется с помощью следующих приемов: оценка (пересчет трудовых и натуральных показателей операции в стоимостной) и калькуляция (подсчет всех затрат на осуществление какого-либо процесса и на единицу его результата).

Первичное наблюдение и стоимостное измерение обеспечивают только регистрацию разрозненных фактов. Их нужно классифицировать, обобщить и соизмерить, т.е. получить обобщающие показатели, характеризующие состояние и движение объектов бухучета. Это предполагает применение взаимосвязанных информационных элементов — счетов, которые служат для получения показателей бухучета, являются признаками классификации информации в его системе, с их помощью осуществляется текущая группировка всей информации. Прием двойственного отражения информации (двойная запись) обеспечивает соблюдение последовательной системности в отражении информации бухучета. Итоговое обобщение учетной информации на практике осуществляется путем составления бухгалтерского баланса и других форм отчетности.

В своей работе я хочу подробно рассмотреть основной элемент метода бухучета: систему счетов и двойной записи. Путем его применения на предприятии осуществляется запись данных о наличии средств у предприятия, их принадлежности, запись всех изменений в составе этих средств и источников под влиянием деятельности коллектива.

Следует отметить, что последних два элемента бухучета, из выше перечисленных (счета и двойная запись; составление бухгалтерского баланса и других форм отчетности) являются специфическими приемами, присущими только ему.

Бухгалтерский баланс представляет собой заключительный прием учета, который позволяет в обобщенном стоимостном виде представить данные о предмете учета — имуществе предприятия, находящемся в его распоряжении на определенную дату, как правило, на первое число каждого месяца (квартал, года). Проще говоря, баланс — это как бы моментальная фотография состояния, расположения средств в стоимостном выражении на определенный момент времени. Однако каждая последующая операция хозяйственного процесса вызовет изменения в составе и сумме каких-либо средств и (или) их источников, что повлечет за собой изменения в балансе предприятия. Теоретически возможно вести бухучет, внося изменения в баланс после каждой хозоперации. Но на практике это чрезвычайно сложно, т.к. Внести в таблицу баланса несколько тысяч изменений, т.е. По количеству операций за месяц, невозможно. Также невозможно будет наглядно представить, осмыслить и понять эти изменения, получить по ним отдельные показатели, обобщить их, сделать определенные выводы и т.д. Поэтому, в дополнение к балансу, в бухучете применяют систему счетов и двойной записи.

1. Счета бухгалтерского учета и их строение

1.1. Система счетов бухучета, их назначение и внутреннее

строение

Применение счетов является одним из специфических приемов бухучета. В экономической литературе бухгалтерские счета обычно определяют как способ группировки, текущего контроля и отражения в денежной оценке движения средств, их источников и хозяйственных процессов. Это определение не вполне отражает характеристику счетов бухучета. При определении характеристики счетов необходимо видеть различие между системой счетов и отдельным счетом как элементом этой системы. Независимо от техники регистрации и отражения данных счета бухучета являются способом классификации, отражения и соизмерения показателей о хозяйственной деятельности./1, с.88-89/

По форме счет можно представить как лист бумаги или таблицу, в заглавную часть которой заносят название одной из статей актива или пассива баланса. Соответственно это и будет название счета.
В каждом счете отражаются данные о Д-т Название счета
К-т хозяйственных фактах, характерные положительным или отрицательным влиянием на величину общего показателя данного счета. В связи с

Схема 1.1. этим таблицу счета делят на две части, из которых одна предназначена для отражения увеличения, а другая — уменьшения. Эти части счета называют: левую — дебет(от лат. debet - быть должным); правую — кредит(от лат. credit - оказывать доверие, верить).
Данные о хозоперациях, отражаемых на счете, представляют собой вектор числовых показателей со знаками плюс или минус, которые и определяют в какой части счета (дебет - кредит) они будут зафиксированы. Если на дебете счета отражаются хозяйственные факты, характеризующие увеличение того объекта учета, для которого открыт данный счет, то на его кредите - факты, уменьшающие этот объект. Или, наоборот, на дебете - уменьшение, а на кредите - увеличение объекта учета/1, с.87/. Любой хозяйственный факт получает отражение по дебету одного и кредиту другого счета в одинаковой сумме. Двойственное отражение информации, как и балансовый метод ее обобщения, является универсальным приемом, позволяющим строить информационную систему. Подсчет всех данных, зарегистрированных по счету, называется его оборотом. Оборот отражает движение хозяйственных средств и их источников. Итог записей по дебету счета - дебетовый оборот, итог по кредиту - кредитовый оборот. Разность между суммами, проставленными на одной стороне счета, и суммами, указанными на другой его стороне, называется остаток по счету или сальдо. Эта сумма отражает величину остатка, наличия определенного вида средств или источника на дату составления баланса, обычно на первое число месяца. Сальдо на начало отчетного месяца называют начальным сальдо, а на конец - конечным, полученным за данный отрезок времени. Сальдо может быть дебетовым, либо кредитовым, либо нулевым. Счет, не имеющий сальдо (оно равно нулю), называется закрытым счетом. Открыть счет - значит отразить на нем данные хотя бы об одной хозоперации, закрыть счет - свести его сальдо к нулю.

Внутреннее строение счета бухучета представлено на схеме "Внутреннее строение счета бухгалтерского учета", /приложение А/. Здесь показаны все три уровня отражения данных и алгоритм определения сальдо по счету.
Бухгалтерские проводки объединяются в группы по корреспондирующим счетам, из которых потом получают оборот по счету. На практике иногда не получают оборотов по отдельным корреспондирующим счетам и тем самым снижают аналитическую ценность создаваемой на счете информации.

Отражение количественных данных на всех информационных уровнях предполагает наличие двух матриц(одной по дебету, другой по кредиту; см. схему "Матрицы внутреннего учетного поля счета бухгалтерского учета",
/приложение Б/), в которых накапливаются данные по каждой проводке, выявляются обороты по корреспондирующим счетам и в целом по дебету и кредиту счета, определяется результат соизмерения оборотов — сальдо по счету. Здесь показаны те же проводки и корреспондирующие счета, что и на схеме "Внутреннее строение счета бухучета", /приложение А/. Однако для наглядности указано количественное содержание проводок, вычислены обороты(Об) и сальдо(С), представлен счет, начальное дебетовое сальдо(Сн) которого составляет 245 руб., отражены следующие бухгалтерские проводки(х):

По дебету счета По кредиту счета

Номер Сумма Корреспондир. Номер Сумма
Корреспондир. проводки руб. счета проводки руб. счета
|4) |250 |К1 | |1) |150 |Д1,Дm |
|9) |340 |К1 | |5) |100 |Д1 |
|12) |130 |К2,Кn | |17) |50 |Д1 |
|14) |50 |К1 | |18) |250 |Д1,Д2 |
|16) |200 |К2,Кn | |19) |50 |Д1 |
|22) |40 |К2 | |21) |180 |Дm |
| | | | |25) |400 |Д2,Дm |

Оборот 1010 Оборот
1180

Схема 1.2.

1.2. Характеристика активных, пассивных и активно-пассивных счетов.

Счета бухучета делятся на активные и пассивные. Активные счета предназначены для отражения средств предприятий, показываемых в активе баланса. Они дают показатели о наличии, составе и размещении средств.
Пассивные счета — для отражения источников собственных и заемных средств, показываемых в пассиве баланса.

На счета переносят не только названия определенного вида средств или источника, взятых с соответствующей статьи баланса, но и сумму, которая отражает величину остатка, наличия определенного вида средств или источника на дату составления баланса. В активных счетах сальдо на начало месяца берется из соответствующей статьи актива баланса и отражается по дебету счета, а в пассивных счетах — из пассива баланса, отражается по кредиту счета.

В активных счетах операции по увеличению объекта учета отражаются по дебету, под начальным сальдо, которое, как правило, отделяется от остальной части счета чертой, а операции по уменьшению — на кредите счета. В пассивных счетах, наоборот, операции по увеличению объекта учета отражаются на кредите, а операции по уменьшению — на дебете.

Можно сделать обобщение отражения различных операций на счетах: если хозоперация вызывает увеличение какого-либо вида средств или источника, то сумму этой операции следует отражать на соответствующем счете, на той его стороне, где записано начальное сальдо; если операция вызывает уменьшение какого-либо вида средств или источника, то сумму этой операции следует отражать на соответствующем счете на стороне, которая противоположна той, на которой отражено начальное сальдо.

Д-т Активный счет К-т Д-т Пассивный счет К-т
Сн 300 7) 650 11) 475

Сн 250

2) 350

8) 175

3) 230

10) 340
Об 580 Об 650 Об 475

Об 515

Ск 230

Ск 290

Схема 1.3.

Применение системы счетов упрощает ведение бухучета, т. к. требует только правильного и последовательного отражения сумм операций на соответствующих счетах по дебету или кредиту счета. После разнесения всех хозопераций за отчетный месяц по счетам, подводятся итоги записей сумм изменений по дебету и кредиту каждого счета, т. е. рассчитываются дебетовые и кредитовые обороты. Конечное сальдо по активным и пассивным счетам выводят на основе следующего правила: к сальдо на начало месяца прибавить оборот, расположенный под сальдо (т. е. на той же стороне счета), вычесть оборот расположенный на противоположной стороне. Результат будет являться сальдо на конец отчетного месяца и, одновременно, сальдо на начало следующего отчетного месяца. Это можно обобщить расчетной формулой (1.1):

Ск = Сн ( ( Д - К ),

(1.1)

где Ск, Сн — сальдо конечное и начальное соответственно,

Д, К — обороты по дебету и кредиту соответственно.

При использовании этой формулы необходимо учитывать следующее правило: если счет активный, то перед скобкой сохраняется положительный знак; если счет пассивный, то знак перед скобкой меняют на отрицательный.

Однако следует отметить, что наряду с активными и пассивными счетами, существует группа активно-пассивных счетов, которые предназначены в основном для расчетов с разными дебиторами и кредиторами. В зависимости от состояния этих расчетов может быть три случая:

1) либо нашему предприятию должны другие предприятия, т.е. являются нашими дебиторами, — в этом случае сальдо по таким счетам будет дебетовым, будет отражаться в активе баланса, сам счет соответственно будет выступать активным;

2) либо наше предприятие является должником какого-нибудь другого предприятия, которое будет являться нашим кредитором, — в этом случае сальдо будет кредитовым, отразится в пассиве баланса, сам счет соответственно будет выступать пассивным;

3) однако на практике чаще всего встречается следующая ситуация, когда нашему предприятию должны другие хозорганы, и наше предприятие является должником каких-либо хозорганов, — в этом случае сальдо будет одновременно дебетовым и кредитовым (развернутое сальдо), отразится и в активе, и в пассиве баланса.

Для того чтобы определить конечное сальдо по активно-пассивному счету используют следующее правило: к начальному сальдо прибавляют месячный оборот по той стороне счета, где отражено начальное сальдо, и вычитают месячный оборот по противоположной стороне счета. Положительная разность составит конечное сальдо, которое будет отражено на той же стороне счета, где и начальное; а отрицательная разность — что сальдо перейдет на противоположную сторону счета по отношению к начальному. Если по активно- пассивному счету нет начального сальдо, то конечное сальдо определяется сравнением месячных оборотов и отражается на той стороне счета, где оборот больше. Необходимо отметить, что развернутое сальдо в активно-пассивных счетах в обычном порядке вывести невозможно. Оно определяется по данным аналитического учета(см. Главу 1, подраздел 1.3). Аналитический учет дает информацию о состоянии расчетов с каждым дебитором и кредитором, а также об общей сумме дебиторской и кредиторской задолженности /см. 2, с. 12/.

Совокупность всех данных о хозоперациях, отражаемая на счете, может быть представлена вектором положительных и отрицательных чисел, отражающих их влияние на сальдо данного счета. Если установить, что дебетовые обороты и сальдо по любым счетам отражаются только положительными числами, а кредитовые обороты и сальдо — отрицательными, то получится единая процедура определения сальдо по счетам. Для наглядности всегда можно отделить дебетовые показатели от кредитовых, если выделить отрицательные величины в самостоятельный вектор с обратными знаками. Единая процедура определения конечного сальдо по любому счету бухучета сводится к вычислениям по формуле(1.2):

Ск = Д - К ( Сн

(1.2)

Знак при показателе начального сальдо определяется в зависимости от его принадлежности к дебетовой (+) или кредитовой (-) части счета. Рассмотрим условный пример. В таблице 1 даны начальное сальдо и обороты по некоторым счетам.

Таблица 1.

Единая процедура определения сальдо по счетам, руб.
| |Сн |Обороты | |Ск |
|Счет | | |Расчет | |
| |Д |К |Д |К | |Д |К |
|А |300 |— |580 |650 |300 + 580 - 650 = 230 |230 |— |
|В |— |250 |475 |515 |- 250 + 475 - 515 = - 290 |— |290 |
|Ж |— |100 |215 |90 |- 100 + 215 - 90 = 25 |25 |— |
|Н |245 |— |1010 |1180 |245 + 1010 - 1180 = 75 |75 |— |
|О |— |195 |225 |70 |- 195 + 225 - 70 = - 40 |— |40 |
| |545 |545 |2505 |2505 | |330 |330 |

В графе "Расчет" начальное сальдо по счетам показано как единый вектор: 300 - 250 - 100 + 245 - 195 = 0, конечное сальдо получено по формуле (1.2) в виде вектора: 230 - 290 + 25 + 75 - 40 = 0. Развернутое конечное сальдо получено путем переноса отрицательных показателей в графу
"К" с обратным знаком, положительные показатели оставлены в графе "Д".
Таким образом, порядок определения конечного сальдо сведен к единой процедуре для активных и пассивных счетов. Особенно наглядно это видно на примере счета Ж. Начальное сальдо по этому счету было кредитовым, а конечное стало дебетовым. Причем, получено оно по той же формуле , что по всем остальным счетам. Для расчета сальдо можно не разделять все счета на два подмножества (активные и пассивные), а рассматривать их как единую систему. Такой порядок обеспечивает математическую корректность расчетам по определению конечного сальдо/1, с. 90-93/.

1.3. Синтетический и аналитический учет на счетах

Структура информации бухучета подразделяется на два разреза: горизонтальный и вертикальный. Горизонтальные связи проявляются через корреспонденцию счетов, вызванную двойной записью данных о хоздеятельности
(см. главу 2). Вертикальные связи выражены в соподчинении информационных уровней — синтетического и аналитического учета, синтетических и аналитических счетов.

Синтетический учет — учет, дающий обобщенные показатели в денежном выражении. Такие показатели содержатся в счетах синтетического учета и необходимы для общего представления о наличии и движении средств и их источников.

Синтетические(объединяющие) счета представляют собой способ классификации и систематизации информации по стадиям кругооборота средств и фондов. Они образуют связанную двойной записью информационную систему, отражающую динамику движения всех объектов бухучета в обобщенных стоимостных показателях (горизонтальные связи). Синтетические счета являются счетами 1-го порядка или главными счетами. Они могут быть простыми
(когда объект учета не подлежит дальнейшей детализации) и сложными (когда объект учета, отражаемый на данном синтетическом счете, подлежит дальнейшей детализации на отдельных счетах, называемых аналитическими). Показатели сложных счетов, когда это необходимо, находят свою детализацию в аналитическом учете. Перечень синтетических счетов содержится в плане счетов. Каждый синтетический счет имеет свой номер. В плане счетов бухучета по некоторым сложным счетам предусматриваются субсчета. Субсчет — способ группировки данных аналитического учета. Субсчета называют счетами 2-го порядка. Они используются для получения обобщенных показателей в дополнение к данным синтетических счетов. Субсчета имеют не все синтетические счета, а только те, показатели которых необходимо соответствующим образом сгруппировать. Перечень субсчетов указывается в плане счетов, однако предприятия и организации могут самостоятельно выделять отдельные субсчета.
Субсчета показывают, в какой последовательности (группировке) нужно открывать счета аналитического учета, и являются промежуточным звеном между синтетическим счетом и открываемыми к нему аналитическими счетами. При этом по одному субсчету может быть открыт один или несколько аналитических счетов в зависимости от необходимой детализации показателей учета.

Аналитический учет — учет, дающий детализированные показатели в денежном, а в необходимых случаях и в натуральном выражении, с целью получения большего объема информации для контроля и анализа хозяйственной деятельности. Для ведения аналитического учета применяются аналитические счета.

Аналитические (детализирующие счета) являются способом обобщения и группировки данных, объединяемых синтетическим счетом (вертикальные связи).
Аналитические счета открывают только к сложным счетам синтетического учета.
Система аналитических счетов обобщает и в то же время детализирует хозоперации по содержанию, а также в натуральных или трудовом измерителях, в то время как в синтетическом счете эти операции объединяются и обобщаются в едином денежном измерителе. При этом итоги оборотов и сальдо (в денежном выражении0 по всем аналитическим счетам должны соответствовать оборотам и сальдо того синтетического счета, в развитии которого открыты аналитические счета.

Список литературы:

Палий В.Ф., Соколов Я.В. Теория бухгалтерского учета. - М.: Финансы и статистика, 1998. - 279 с.
Костюк П.А Словарь бухгалтера. - 3-е изд., перераб. и доп. - Мн.: Выш.шк.,
1990. - 240 с.
Снитко М.А. Теория бухгалтерского учета. – Мн.: Мисанта, 1996. – 263 с.
Филлипенко Л.Н. Бухгалтерский учет. В 3-х частях. Часть1. - Мн.: Изд. О.М.
Филлипенко, 1998. - 192 с.

Приложение А.

Дебет счета

Кредит счета

Схема 1. Внутреннее строение счета бухгалтерского учета.

Приложение Б.

| Дебет |
|Код | К1 | К2 | ( | Кn | ( |
|Сн | | | | |245 |
|х4 |250 | | | |250 |
|х9 |340 | | | |340 |
|х12 | |50 | |80 |130 |
|х14 |50 | | | |50 |
|х16 | |180 | |20 |200 |
|х22 | |40 | | |40 |
| | | | | | |
|Об |640 |270 | |100 |1010 |
|Ск | | | | |75 |

| Кредит |
|Код | Д1 | Д2 | … | Дm | ( |
|Сн | | | | | |
|х1 |50 | | |100 |150 |
|х5 |100 | | | |100 |
|х17 |50 | | | |50 |
|х18 |50 |200 | | |250 |
|х19 |50 | | | |50 |
|х21 | | | |180 |180 |
|х25 | |200 | |200 |400 |
|Об |300 |400 | |480 |1180 |
|Ск | | | | | |

Схема 2. Матрицы внутреннего учетного поля счета бухгалтерского учета.

-----------------------
Сумма по бухгалтерским проводкам(х4,х9,х12,х14,х16,х22)

Сумма по бухгалтерским проводкам(х1,х5,х17,х19,х21,х25)

Суммы по корреспондирующим
(кредитуемым) счетам(К1,К2,…,Кn)

Суммы по корреспондирующим
(дебетуемым) счетам(Д1,Д2,…,Дm)

соизмерение

Об Оборот по дебету

Об Оборот по кредиту

Сальдо
Сн начальное дебетовое

Сальдо
Ск конечное дебетовое

Сальдо
Ск конечное кредитовое

Сальдо
Сн начальное кредитовое