Бухгалтерский учет материально-производственных запасов

Бухгалтерский учет материально-производственных запасов

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

В следующем отчетном месяце при поступлении этих ценностей на склад ранее сделанная запись сторнируется. После этого составляется обычная бухгалтерская проводка на приход если учетной политикой принят вариант оприходования материалов по фактической себестоимости.

Если текущий учет приобретения материально – производственных запасов ведется по покупной цене, то расходы по погрузке, транспортировке и т. д. учитываются на отдельном аналитическом счете «Транспортно – заготовительные расходы» к счету 10 «Материалы»:

Дебет счетов 10 «Материалы» - по покупной цене:

Аналитический счет «Транспортно – заготовительные расходы»;

                       19 «НДС по приобретенным ценностям»

Субсчет 3 «НДС по приобретенным материально – производственным запасам»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Приобретение материалов через подотчетных лиц отражается в журнале – ордере № 7 записью:

Дебет счетов 10 «Материалы»:

                       19 «НДС по приобретенным ценностям»

Субсчет 3 «НДС по приобретенным материально – производственным запасам»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Груз, полученный как неотфактурованная поставка, должен быть оприходован в условной оценке: по договорной цене, цене предыдущей поставки и т. п. В этой же оценке данная поставка должна быть сторнирована при получении расчетно – платежных документов:

Дебет счетов 10 «Материалы»:

                       19 «НДС по приобретенным ценностям»

Субсчет 3 «НДС по приобретенным материально – производственным запасам»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

После этого делается обычная запись на приход материалов в сумме, которая приведена в указанных выше документах.

Претензии, предъявленные поставщикам при оприходовании поступивших материалов, независимо от их характера (несоответствие условиям договора, недостача и т. д.), не освобождают покупателя от обязательств перед поставщиком до даты разрешения спора и отражаются записью:

Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Субсчет 2 «Расчеты по претензиям»       

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Отказ арбитражным или иным судом во взыскании сумм недостачи, ранее предъявленных поставщику или транспортной организации в виде претензии, оформляется так:

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»

Субсчет 2 «Прочие расходы»        

Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Субсчет 2 «Расчеты по претензиям»

Если на момент приемки МПЗ причина недостачи установлена (вина работников, естественная убыль и т. д.), то в этом случае общий размер потерь отражается следующей записью:

Дебет  счета  94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В последующем сумма недостачи списывается по принадлежности исходя из ее содержания за счет организации (в пределах норм убыли):

Дебет счетов 20 «Основное производство»

                      26 «Общехозяйственные расходы» и т. д.

Кредит счета  94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

или за счет виновных лиц:

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

На сумму оплаченного счета поставщика делается запись:

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кредит счета 51 «Расчетный счет»

Сумма НДС принимается к зачету бюджетом при соблюдении следующих условий:

-         материальные ценности приобретены для производственной деятельности;

-         материальные ценности оприходованы;

-         произведены расчеты с поставщиками;

-         есть счет – фактура поставщика

-         счет – фактура зарегистрирован в Книге покупок.

Если все эти условия соблюдены, покупатель может сделать следующие записи:

Дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам»

Кредит счета 19 «НДС по приобретенным ценностям»

Субсчет 3 «НДС по приобретенным материально – производственным запасам»

Сумма НДС по материально – производственным запасам, приобретенным для непроизводственных целей, не принимается к возмещению из бюджета, а закрывается записью:

Дебет счета 29 «Обслуживание производства и хозяйства»

Кредит счета 19 «НДС по приобретенным ценностям»

Субсчет 3 «НДС по приобретенным материальным ресурсам»

Также не возмещается из бюджета сумма превышения установленного предельного размера расчета наличными деньгами по приобретенным материальным ценностям:

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»

Кредит счета 19 «НДС по приобретенным ценностям»

Субсчет 3 «НДС по приобретенным материальным ресурсам»

Если в качестве варианта учетной политики при заготовлении производственных запасов используются счета 15 «Заготовление и приобретение материалов» и 16 «Отклонения в стоимости материалов», покупная стоимость заготовления материалов исчисляется на основании расчетных документов поставщиков, документов, приложенных к авансовым отчетам подотчетных лиц, и других документов, дающих основание рассматривать их как расходы по формированию фактической себестоимости приобретенных ценностей:

Дебет счетов 15 «Заготовление и приобретение материалов»

                      19 «НДС по приобретенным ценностям»

Субсчет 3 «НДС по приобретенным материальным ресурсам»

Кредит счетов 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками»

                        71 «Расчеты с подотчетными лицами» и т. д.

           На сумму предъявленной поставщику претензии по недостаче и др.:

Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Субсчет 2 «Расчеты по претензиям»

Кредит счета 15 «Заготовка и приобретение материалов»

В дальнейшем в целях исключения риска снижения стоимости сырья, материалов и т. п. под влиянием инфляционных процессов организация в качестве варианта учетной политики может создавать резервы под снижение стоимости товарно-материальных ценностей за счет собственных источников:

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»

Субсчет 2 «Прочие расходы»

Кредит счета 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей»

В следующем отчетном периоде сумма данного резерва подлежит восстановлению:

Дебет счета 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей»

Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы»

Субсчет 1 «Прочие доходы»

Учет заготовления материалов, когда учетной политикой предусмотрен учет по твердым учетным ценам, осуществляется на счете 10 «Материалы». Оприходование материалов в этом случае отражается записью:

Дебет счета 10 «Материалы»

Кредит счета 15 «Заготовление и приобретение материалов»

Наличие остатка на конец месяца по счету 15 «Заготовление и приобретение материалов» означает, что указанные ценности не оприходованы в связи с нахождением их на складе поставщика или в пути. В следующем месяце при поступлении материалов эта бухгалтерская запись сторнируется и  сумма материалов отражается по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материалов». В конце месяца этот счет закрывается счетом 16 «Отклонения в стоимости материалов».

2.2 Аудиторская проверка материально – производственных запасов МУП ФГУ «Исправительная колония №5 ГУФСИН России по Волгоградской области»

Экономический контроль в Российской Федерации становится одним из важнейших элементов рыночной экономики. Одним из самых перспективных и значительных направлений контроля за деятельностью субъектов хозяйствования является независимый контроль, осуществляемый аудиторами. В настоящее время в России работают около 5 тысяч аудиторских фирм и 3 тысяч частнопрактикующих аудиторов. Обязательная аудиторская проверка введена начиная с отчета за 1995 год, кроме тех предприятий, которые по своему усмотрению могут прибегать к услугам аудитора с целью получения объективной информации о состоянии бухгалтерского учета, налогообложения, финансово-экономического положения, а также целью подготовки организации к обязательной аудиторской проверке.

В ходе проверки проводится сбор аудиторских доказательств по следующим критериям:

1. Существование. Необходимо убедиться в том, что все отраженные в отчетности МПЗ действительно существуют.

2. Права и обязательства. Необходимо убедиться в том, что права организации на МПЗ, отраженные в отчетности, документально подтверждены и не ограничены правами третьих лиц.

3. Возникновение. Необходимо убедиться в том, что отраженные в бухгалтерском учете операции по приобретению и выбытию МПЗ имели место в течение отчетного периода.

4. Полнота. Необходимо убедиться в том, что отсутствуют МПЗ, которые должны были быть отражены в бухгалтерском учете и отчетности, но не были в нем отражены.

5. Стоимостная оценка. Необходимо:

- Убедиться в том, что МПЗ отражены в учете и отчетности в правильной оценке: по фактической себестоимости или по рыночной стоимости, если она ниже фактической себестоимости;

- Убедиться в том, что способ оценки МПЗ при их отпуске в производство или ином выбытии применяется в соответствии с принятой организацией учетной политикой.

6. Измерение. Необходимо убедиться в том, что приобретение и выбытие МПЗ отражены в учете в правильной оценке и в соответствующем отчетном периоде.

7. Представление и раскрытие. Необходимо:

-Убедиться в том, что МПЗ правильно классифицированы в отчетности как сырье и материалы, готовая продукция, товары для перепродажи;

- Убедиться в том, что операции с МПЗ отражены в бухгалтерском учете в соответствии с нормативными актами, регламентирующими порядок ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации.

Аудитор, осуществляющий проверку организации не в первый раз, должен убедиться в том, что остатки по счетам учета МПЗ на начало проверяемого периода соответствуют их остаткам, подтвержденным в составе финансовой отчетности на конец предшествовавшего отчетного периода.

Проверка начальных остатков:

-             Бухгалтерский баланс;

-             Сводные регистры синтетического учета (Главная книга, оборотно-сальдовая ведомость, ведомость остатков по синтетическим счетам и т.д.);

-             Регистры аналитического учета (аналитические ведомости, книги остатков, карточки складского учета и т.д.).

Все документы берутся за аудируемый и предшествующий аудируемому период.[11]

Порядок выполнения: Путем сопоставления данных регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности на начало проверяемого периода и конец периода, предшествующего проверяемому, убедиться в том, что сальдо по счетам № 10, 11, 14, 15, 16, 40, 41, 42, 43 корректно перенесено из предыдущего периода и не содержит искажений (приложение Д).

Выявленные расхождения в данных регистров учета и отчетности на начало проверяемого периода и конец периода, предшествующего проверяемому необходимо учесть при проведении дальнейших процедур и формировании мнения аудитора. В случае, если расхождения существенны и данные на конец предшествующего периода не подтверждены результатами аудиторской проверки, все последующие процедуры проводятся не только за проверяемый период, но и за период, предшествующий проверяемому.[12]

Далее аудитор производит проверку соответствия остатков аналитического и синтетического учета и бухгалтерской отчетности.

Рекомендуется составить таблицу остатков на начало и конец проверяемого периода по субсчетам счетов № 10 , 11, 14, 15, 16, 40, 41, 42, 43. Сверить сальдо на начало и конец проверяемого периода по бухгалтерскому балансу с главной книгой. Также рекомендуется проверить соответствие учетной политики, в части раскрытия способов ведения бухгалтерского учета МПЗ, действующему законодательству и иным нормативно – правовым актам. Примерный перечень вопросов приведён в приложении Е.

Учетная политика должна содержать:

- указание на то, что организация пользуется типовыми формами первичных учетных документов или описание первичных учетных документов, по которым не предусмотрены унифицированные формы;

- схему документооборота;

- описание форм внутренней бухгалтерской отчетности;

- и т.д.

При формировании учетной политики организация выбирает один из нескольких способов ведения и организации бухгалтерского учета допускаемых законодательством и нормативными актами.

Аудитору необходимо перед проверкой провести тестирование системы внутреннего контроля.

Система внутреннего контроля МПЗ должна охватывать все виды запасов (сырье и материалы, готовую продукцию и товары) и все виды операций с ними (оприходование приобретенных сырья, материалов, товаров для перепродажи, отпуск МПЗ в производство, оприходование готовой продукции, отгрузку товаров и готовой продукции покупателям и т.д.). Перечень исследуемых вопросов приведен в приложении Ж.

В ходе тестирования аудитор проставляет напротив каждого вопроса соответствующий ответ (Да, Нет, Нет ответа), при необходимости сопровождая каждый ответ краткими комментариями.

Следующим этапом является анализ применяемого порядка приобретения материалов и товаров. На основании представленных документов он отвечает на приведенные ниже вопросы. При положительном ответе на некоторые вопросы необходимо проведение дополнительных процедур. Результаты выполнения процедуры отражаются в рабочем документе.

Перечень примерных вопросов:

1)            Нет ли расхождений в расчетных, сопроводительных документах и фактических поступивших ТМЦ

2)            Оформляется ли Акт о приемке, если имеются количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов, а также при неотфактурованных поставках

3)            Имеет ли место поступление материальных ценностей, минуя склад

4)            Оформляются ли приходные и расходные документы на складе

5)            Имеется ли список лиц, которым разрешено приобретать ТМЦ за наличный расчет

6)            Применяются ли организацией неденежные формы расчета за поступившие материалы

7)            и др.

Далее анализируется методика учета готовой продукции. Организацией предоставляются документы при рассмотрении которых могут возникнуть ниже приведенные вопросы, при положительном ответе на некоторые из них требуется проведение дополнительных процедур:

1)              Оформляется ли выпуск готовой продукции первичными документами;

2)              Выписываются ли в организации счета – фактуры в установленном порядке;

3)              Соответствует ли оценка отгруженной продукции методу оценки, установленному учетной политикой;

4)              Используется способ оценки ГП:

а) по фактической производственной себестоимости (ФПС);

б) по плановой производственной себестоимости (ППС);

5)              Выпуск готовой продукции учитывается с использованием счета 40;

6)              Организован ли отдельный учет отклонений фактической производственной себестоимости продукции от плановой или нормативной;

7)              Осуществляются ли регулярно инвентаризации готовой продукции на складах.

Аудитор проверяет и анализирует:

1)       Документы, подтверждающие обременение правом собственности на МПЗ;

2)       Движение МПЗ;

3)       Правильность оформления первичных документов по учету материалов;

4)       Полноту документального подтверждения хозяйственных операций по движению МПЗ в бухгалтерском учете;

5)       Правильность списания отклонений расхода материалов от установленных лимитов;

6)       Правильность списания потерь материалов;

7)       Полноту отражения хозяйственных операций по отгрузки МПЗ на сторону;

8)       Полноту отражения в бухгалтерском учете выпуска готовой продукции;

9)       Правильность переоценки МПЗ при утрате ими потребительских свойств;

10)  Правильность списания МПЗ в соответствии с учетной политикой;

11)  Правильность формирования учетных цен на МПЗ;

12)  Правильность списания отклонений в стоимость МПЗ;

13)  Правильность формирования стоимости МПЗ при их приобретении;

14)  Правильность определения стоимости МПЗ, полученных безвозмездно и в качестве вклада в Уставный капитал;

15)  Правильность определения стоимости МПЗ, созданных в процессе деятельности организации;

16)  Правильность определения стоимости МПЗ, выраженной в условных единицах или иностранной валюте;

17)  Правильность формирования расходов на ремонт и очистку тары;

18)  Правильность отражения операций с материалами в бухгалтерском учете;

19)  Полноту раскрытия информации об МПЗ в бухгалтерской отчетности;

20)  Применяемый порядок приобретения материалов.

3. Анализ материально – производственных за МУП ФГУ «Исправительная колония №5 ГУФСИН России по Волгоградской области»

3.1 Анализ обеспеченности предприятия материальными ресурсами

Необходимым условием выполнения планов по производству продукции, снижению ее себестоимости, росту прибыли, рентабельности является полное и своевременное обеспечение предприятия сырьем и материалами необходимого ассортимента и качества.

Источники информации: план материально-технического снабжения, заявки, контракты на поставку сырья и материалов, формы статистической отчетности о наличии и использовании материальных ресурсов и форма № 5-з о затратах на производство, оперативные данные отдела материально-технического снабжения, сведения аналитического бухгалтерского учета о поступлении, расходе и остатках материальных ресурсов и др.

Уровень обеспеченности предприятия сырьем и материалами определяется сравнением фактического количества закупленного сырья с плановой потребностью.

Проверяется также выполнение договоров поставки, качество полученных материалов от поставщиков, соответствие их стандартам, техническим условиям и условиям договора, и в случаях их нарушения предъявляются претензии поставщикам. Особое внимание уделяется проверке выполнения поставок материалов, выделенных предприятию по госзаказу, и кооперированных поставок.[16]

Большое значение придается выполнению плана по срокам поставки материалов (ритмичности). Нарушение сроков поставки ведет к недовыполнению плана производства и реализации продукции. Для оценки ритмичности поставок используют коэффициент ритмичности и коэффициент вариации.

Пристальное внимание уделяется состоянию складских запасов сырья и материалов. Различают запасы текущие, сезонные и страховые. Величина текущего запаса сырья и материалов (Зсм) зависит от интервала поставки (в днях) и среднесуточного расхода 1-го материала (Рсут):

Зсм = Ип * Рсут

В процессе анализа проверяется соответствие фактического размера запасов важнейших видов сырья и материалов нормативным. С этой целью на основании данных о фактическом наличии материалов в натуре и среднесуточном их расходе рассчитывают фактическую обеспеченность материалами в днях и сравнивают ее с нормативной (таблица 1).

Таблица 1 Анализ состояния запасов материальных ресурсов

Проверку производят также для выявления излишних и ненуж­ных запасов сырья и материалов — их можно установить по данным складского учета путем сравнения прихода и расхода. Если какие-либо материалы не расходуются на протяжении года и более, то их отно­сят в группу неходовых и подсчитывают общую стоимость.

Управление запасами — важный и ответственный участок работы. От оптимальности запасов зависят все конечные результаты деятель­ности предприятия. Эффективное управление запасами позволяет ускорить оборачиваемость капитала и повысить его доходность, уменьшить текущие затраты на их хранение, высвободить из текуще­го хозяйственного оборота часть капитала, реинвестируя его в другие активы.

Искусство управления запасами — это:

-         оптимизация общего размера и структуры запасов товарно-мате­риальных ценностей (ТМЦ);

-         минимизация затрат по их обслуживанию;

-         обеспечение эффективного контроля за их движением.

Для оптимизации текущих запасов в зарубежных странах исполь­зуется ряд моделей, среди которых наибольшее распространение по­лучила модель экономически обоснованного заказа (модель ЕОQ).

Расчетный механизм этой модели основан на минимизации со­вокупных затрат по закупке и хранению запасов на предприятии. Эти затраты делятся на две группы:

-         сумма затрат по завозу товаров, включая расходы по транспорти­ровке и приемке товаров;

-         сумма затрат по хранению товаров на складе предприятия (содер­жание складских помещений и оборудования, зарплата персона­ла, финансовые расходы по обслуживанию капитала, вложенного в запасы и др.).

Чем больше партия заказа и реже производится завоз материа­лов, тем ниже сумма затрат по завозу материалов. Ее можно опреде­лить по следующей формуле:

где     Zзм - затраты по завозу материалов;

          VПП - годовой объем производственной потребности в данном сырье или материале;

          РПП - средний размер одной партии поставки;

ЦРЗ   ~ средняя стоимость размещения одного заказа.

Из формулы видно, что при неизменном VПП и ЦРЗ с ростом РПП сумма затрат уменьшается, и наоборот. Следовательно, предприятию более выгодно завозить сырье большими партиями.

Но с другой стороны, большой размер одной партии вызывает соответствующий рост затрат по хранению товаров на складе, так как при этом увеличивается размер запаса в днях. Если, например, мате­риал закупается раз в месяц, то средний период его хранения соста­вит 15 дней, если раз в два месяца — 30 дней и т.д.

С учетом этой зависимости сумма затрат по хранению товаров (Zxp.т) на складе может быть определена следующим образом:

где  Схр - стоимость хранения единицы товара в анализируемом пе­риоде.

Отсюда видно, что при неизменной Схр сумма затрат по хране­нию товаров на складе минимизируется при снижении среднего раз­мера одной партии поставки.

Модель EOQ позволяет оптимизировать пропорции между двумя группами затрат таким образом, чтобы общая сумма затрат была ми­нимальной.

Математическая модель EOQ выражается следующей формулой:

где EOQ – оптимальный размер партии поставки.

Отсюда оптимальный размер производственного запаса определяется так:

Например, в рассматриваемой нами организации:

Годовая потребность в ткани                            - 200750 м.

Средняя стоимость размещения одного заказа  - 400 руб.

Средняя стоимость хранения единицы товара   - 10 руб.

При таких объемах средней партии поставки и среднего запасе сырья затраты предприятия по обслуживанию запаса будут минималь­ными.

Среди систем контроля за движением запасов в странах с развитыми рыночными отношениями наиболее широкое применение по­лучили АВС-анализ, XYZ-анализ и логистика.

ABC-анализ используется на предприятии для определения клю­чевых моментов и приоритетов в области управленческих задач, про­цессов, материалов, поставщиков, групп продуктов, рынков сбыта, категорий клиентов.

В системе контроля за движением запасов все виды запасов делят на три группы исходя из их стоимости, объема и частоты расходова­ния, отрицательных последствий при их нехватке:

-         категория А - наиболее дорогостоящие виды запасов с продол­жительным циклом заказа, которые требуют постоянного мониторин­га в связи с серьезностью финансовых последствий при их нехватке. Здесь нужен ежедневный контроль за их движением;

-         категория В - ТМЦ, которые имеют меньшую значимость в обес­печении бесперебойного операционного процесса и формирования конечных финансовых результатов. Запасы этой группы контроли­руются один раз в месяц;

-         категория С- все остальные ТМЦ с низкой стоимостью, не игра­ющие значимой роли в формировании конечных финансовых резуль­татов. Контроль за их движением осуществляется один раз в квартал. ABC-анализ контролирует движение наиболее приоритетных групп ТМЦ.

При XYZ-анализе материалы распределяются в соответствии со структурой их потребления:

-         группа Х - материалы, потребление которых носит постоянный характер;

-         группа Y - сезонные материалы;

-         группа Z - материалы, ко­торые потребляются нерегулярно.

Такая классификация запасов позволяет повысить эффективность принятия решений в области закупки и складирования.

Логистика используется для оптимизации товарных потоков в пространстве и во времени. Она координирует движение товаров по всей цепочке «поставщик — предприятие — покупатель» и гарантирует, что необходимые материалы и продукты будут предоставлены свое­временно, в нужном месте, в требуемом количестве и желаемого качества. В результате сокращаются затраты на складирование и про­должительность нахождения капитала в запасах, что способствует ускорению его оборачиваемости и повышению эффективности функционирования предприятия.

В заключении определяется прирост (уменьшение) объема производства продукции по каждому виду за счет изменения:

-         количества закупленного сырья и материалов (КЗ);

-         переходящих остатков сырья и материалов (Ост);

-         сверхнормативных отходов из-за низкого качества сырья, за­мены материалов и других факторов (Отх);

-         удельного расхода сырья на единицу продукции (УР).

При этом используется следующая модель выпуска продукции:

Влияние этих факторов на выпуск продукции можно опреде­лить способом цепной подстановки или абсолютных разниц по данным таблицы 2.

Таблица 2 Анализ использования обивочной ткани