Аудит процесса реализации в торговле

Аудит документации на поступление товара включает проверку товаросопроводительных документов: накладной, товарно - транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом - фактурой.
Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом. В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Количество оформляемых экземпляров в накладной зависит от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара и т.д. (код по ОКУД 0903016). Товарно - транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно - транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом (коды по ОКУД 0903801, 0903802, 0903803,
0903804).Если товар отправлялся по железной дороге в контейнерах, то проверяется "Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере".

Счет - фактура выписывается в тех случаях, когда перечень отгруженных товаров велик. Счет - фактура является для розничной торговой организации приходным товарным документом и выступает основанием для оплаты поступившего товара (типовая форма N 141) .

Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счету - фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара (типовая форма N 868). Если товар оприходован, то на сопроводительном документе должен стоять штамп.

Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, в соответствии с "Инструкцией о порядке приемки продукции производственно - технического назначения и товаров народного потребления по количеству", утвержденной Постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от
15.06.65 N П.б и Гражданским кодексом РФ, а при приемке их по качеству и комплектности - требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

Также аудитору следует проверить наличие сертификата на все товары реализуемые и закупленные торговой организацией.
Также проверяется учет первичных документов по приходу товаров в "Журнале поступления товаров", который должен содержать название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату регистрации документа, сведения о поступивших товарах.

Следует обратить внимание, оприходованы ли поступившие товары в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.

Документальное оформление и учет изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней, а также товаров в комиссионных магазинах регулируется соответственно Постановлением Правительства РФ от 26.09.94 N
1089 "Об утверждении Правил скупки у населения драгоценных металлов, драгоценных камней в изделиях и ломе", приложением к Правилам работы пунктов по скупке драгоценных металлов, камней и изделий из них у населения, утвержденных Приказом Минторга СССР от 14.11.72 N 212
"Инструкция о порядке оформления операций по скупке ценностей и об организации бухгалтерского учета и отчетности в пунктах по скупке драгоценных металлов, камней и изделий из них у населения" и Постановлением
Правительства РФ от 26.09.94 N 1090 "Об утверждении Правил комиссионной торговли непродовольственными товарами", Приказом Комитета РФ по торговле от 07.12.94 N 99 "Инструкция о порядке оформления комиссионных операций и ведения бухгалтерского учета в комиссионной торговле непродовольственными товарами".

Документальное оформление реализации и отпуска товаров.

Оформление и учет реализации товаров в торговой организации зависит от способа расчета за приобретаемый товар между покупателем и продавцом.
Товары в организациях торговли реализуются как за наличный расчет, так и по безналичному расчету. Безналичные расчеты регулируются "Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации" от 09.07.92. При оптовых поставках возможны как поступления наличных денег в кассах (до предельной суммы по одному платежу, ограниченной в установленном порядке), так и перечислением средств безналичным путем на расчетный счет.

В розничных организациях денежные расчеты с населением ведутся с применением контрольно - кассовых машин в соответствии с Законом РФ от
18.06.93 N 5215-1 "О применении контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением". Постановлением Совета
Министров Правительства РФ от 30.07.93 N 745 "Об утверждении Положения по применению контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением. Формы документов для учета наличных денег без применения контрольно - кассовых машин определены в инструктивном письме
Госналогслужбы РФ от 22.06.95 N ЮУ-4-14/29н "О формах документов строгой отчетности для учета наличных денежных средств без применения контрольно - кассовых машин" и в письме Государственной налоговой службы РФ от
23.05.94 N НИ-б-14/176 "О применении контрольно - кассовых машин в мелкорозничной торговле".

Сумма розничного товарооборота определяется по сумме выручки за реализованные товары. Выручка рассчитывается как разность между показаниями сумм контрольно - кассовых машин на конец и начало дня по каждому структурному подразделению.

Следует учитывать, что фирма может продавать товары в кредит, а такой порядок определен "Правилами продажи гражданам товаров длительного пользования в кредит", утвержденными Постановлением Совета Министров
Правительства РФ 09.09.93 N 895. При покупке товаров в кредит заполняется поручение - обязательство в двух экземплярах по типовой форме (код по ОКУД
0903150). Первый экземпляр поручения - обязательства пересылается организации, где работает (учится) покупатель, а тем, кто погашает кредит лично (наличными или безналичными взносами) выдается на руки. Второй экземпляр поручения - обязательства остается в торговой организации и регистрируется в "Ведомости - описи поручений - обязательств" (код по ОКУД
0903158).

Расчеты за товары, проданные в кредит, ведутся наличными денежными средствами через контрольно - кассовые машины или с оформлением приходного ордера (квитанции) либо в порядке безналичных расчетов через банковские учреждения, либо с помощью кредитных карт.

Учет товаров, проданных в кредит, ведется по Описи поручений - обязательств.

Следует проверять "Журнал учета поступления товара", "Журнал учета отпуска товара", в которых должны быть указаны номер п/п, дата поступления
(или отпуска), наименование товара, количество единиц и сумма поступления
(или отпуска), фамилии, инициалы и подпись лица, принявшего (выдавшего) товар.Проверяется отчетность о наличии и движении товаров, а также товарного отчета (код по ОКУД 0903025). Нумерация товарных отчетов должна быть последовательной с начала и до конца года с первого номера. Следует учесть, что товарные отчеты материально ответственных лиц, приступивших к работе не с начала года, нумеруются с начала их работы. Надо обратить внимание на исправления и следы подчисток на товарных отчетах, т.к. это не допускается законом.

В торговой организации может не совпасть дата проведения инвентаризации с установленным периодом отчетности, то должно быть два отчета: один - с начала установленного периода до начала инвентаризации, второй - от даты окончания инвентаризации до установленного срока представления товарного отчета.

Товарные отчеты в оптовых организациях могут содержать сведения об остатках, приходе и расходе товаров не только в стоимостном, но и количественном выражении, а также остатки, приход и расход могут указываться не только в целом, но и по каждому наименованию товаров.

Учет товаров в организациях торговли организуется:

- в бухгалтерии - по материально - ответственным лицам (бригадам) в стоимостном выражении ;

- на складах - по наименованиям, сортам, количеству и цене товара в товарных книгах, товарных карточках.

Аудитор обязан проверять своевременность и полноту оприходования поступивших товаров, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально ответственными лицами.

Во время проверки отчетов материально ответственных лиц аудитор обязан установить:

- подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов, а также соответствия даты документов периоду, за который представляется отчет;

- соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода;

- соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату проведения инвентаризации;

- даты всех ли первичных документов, приложенных к отчету, свидетельствуют, что товары получены до инвентаризации, а не после инвентаризации; законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание товара и т.д.);

наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей материально ответственных лиц, распорядительных подписей руководителя организации на внутреннее перемещение товаров;

- полноту оприходования в отчетном периоде товаров по выданным доверенностям, оплаченным или принятым к оплате документам;

- правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отчете и приложенных к нему документах;

- соответствие записей, сделанных материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета с первичными приходно - расходными документами;

- соответствие суммы по внутреннему перемещению отпущенных товаров и тары сумме, показанной в приходной части товарных отчетов других материально ответственных лиц; соответствие выручки, показанной в расходной части товарного
(товарно кассового) отчета, сумме, оприходованной по кассовому отчету (при учете по продажным ценам).

4. Учет реализации товаров

Реализация товаров регулируется договорами розничной купли - продажи, поставки и комиссии в соответствии с Гражданским кодексом Российской
Федерации, принятым Государственной Думой 22.12.95.

Учет реализации товаров по договору поставки

Если моментом реализации товаров является их оплата, то ценности, отгруженные покупателю, до получения за них денег учитываются на счете 45
"Товары отгруженные". Основанием для записей по дебету этого счета являются документы на отгрузку. Реализация товаров (кредитование счета 46
"Реализация продукции (работ, услуг)") отражается в учете на основании выписок банка из расчетного счета (при безналичных расчетах) или отчетов кассира (при расчетах наличными).

Система записей по учету реализации товаров, когда моментом реализации является оплата, представлена в таблице.

СХЕМА
КОРРЕСПОНДЕНЦИИ СЧЕТОВ ПО УЧЕТУ РЕАЛИЗАЦИИ ТОВАРОВ ПО ДОГОВОРУ ПОСТАВКИ,
ЕСЛИ МОМЕНТОМ РЕАЛИЗАЦИИ ЯВЛЯЕТСЯ ОПЛАТА

|Номер|Факт хозяйственной жизни |Корреспондирующ|
|запис| |ий счет |
|и | |(субсчет) |
| | |дебет|кредит |
|1 |Отгружены покупателю а) товары б) |45 45|41-1, |
| |тара под товарами | |41-2 41-3|
|2 |Поступили деньги от покупателя: а) |50, |46 45 |
| |за отгруженные товары б) за |51 | |
| |отгруженную тару |50, | |
| | |51 | |
|3 |Списаны реализованные товары |46 |45 |
|4 |Начислен бюджету НДС на |46 |68 |
| |реализованные товары | | |

После записей 2а и 3 кредитовое сальдо счета 46 "Реализация продукции
(работ, услуг)" показывает торговую надбавку, относящуюся к реализованным товарам (валовой доход от реализации товаров).

Если результатом реализации товаров является убыток, то после записей
2а и 3 счет 46 "Реализация продукции (работ, услуг)" имеет дебетовое сальдо, показывающее сумму убытка.

Если реализация определяется по моменту отгрузки, то она отражается в учете (кредит счета 46) на основании документов на отгрузку.

Система записей по учету реализации товаров, когда моментом реализации является отгрузка, показана в таблице.

СХЕМА
КОРРЕСПОНДЕНЦИИ СЧЕТОВ ПО УЧЕТУ РЕАЛИЗАЦИИ ТОВАРОВ ПО ДОГОВОРУ ПОСТАВКИ,
ЕСЛИ МОМЕНТОМ РЕАЛИЗАЦИИ ЯВЛЯЕТСЯ ОТГРУЗКА

|Номер|Факт хозяйственной жизни |Корреспондирующ|
|запис| |ий счет |
|и | |(субсчет) |
| | |дебет|кредит |
|1 |Отгрузка покупателю: а) товаров (на |62 62|46 41-3 |
| |продажную стоимость) б) тара | | |
|2 |Списаны реализованные товары |46 |41-1 |
|3 |Начислен бюджету НДС на |46 |68 |
| |реализованные товары | | |
|4 |Поступили деньги от покупателя за |50, |62 |
| |отгруженные товары и тару |51 | |

Учет реализации товаров по договору розничной купли – продажи.
Порядок проверки учета операций по реализации товаров за наличный расчет при использовании продажных цен в качестве учетных показан в таблице.

СХЕМА
КОРРЕСПОНДЕНЦИИ СЧЕТОВ ПО УЧЕТУ РЕАЛИЗАЦИИ ТОВАРОВ ЗА НАЛИЧНЫЙ РАСЧЕТ ПО
ДОГОВОРУ РОЗНИЧНОЙ КУПЛИ - ПРОДАЖИ

|Номер|Факт хозяйственной жизни |Корреспондирующ|
| | |ий счет |
|Запис| |(субсчет) |
|и | | |
| | |дебет|кредит |
|1 |Поступление в кассу выручки за |50 |46 |
| |товары | | |
|2 |Сдача выручки инкассаторам банка или|57 |46 |
| |на почту (при осуществлении денежных| | |
| |расчетов с покупателями без | | |
| |применения ККМ) | | |
|3 |Получение от покупателей расчетных |56 |46 |
| |чеков банка в оплату за товары | | |
|4 |Списание реализованных товаров |46 |41-2 |

Списание реализованной торговой надбавки, если учет ведется по продажным ценам, отражается записью
Д сч. 42 "Торговая наценка" - обычным способом
Д сч. 46 "Реализация продукции (работ, услуг)" - способом "красное сторно".

При учете товаров по покупным ценам запись 4 необходимо делать на покупную стоимость товаров.

4.3.3. Если в торговой организации применяется натурально - стоимостная схема учета товаров (при использовании штриховых кодов, мягких чеков и т.д.), то запись 4 в течение месяца делается на основании информации о реализации конкретных товаров с конкретными покупными ценами.

4.3.4. Если в торговой организации применяется стоимостная схема учета товаров, то стоимость реализованных товаров по покупным ценам (Р) рассчитывается по формуле:

Р = О + П - О , н к

где О остаток товаров на начало периода;

П - поступление товаров за отчетный период;
О - остаток товаров на конец периода. к

Поступление товаров за отчетный период определяют в сумме дебетового оборота счета 41 на основании приходных документов.
Остаток товаров в стоимостном выражении рассчитывают:

1) на основе описи материально ответственных лиц об остатках товаров в натуральных показателях;
2) бухгалтер проставляет .в описи цены на каждое наименование товаров исходя из применяемого в организации способа оценки товаров. Запись 4 в этом случае делается по окончании отчетного периода.
4.4. Учет операций, связанных с возвратом населением товаров Порядок учета операций, связанных с возвратом населением товаров, выполнен с учетом того, что товары в магазине учитываются по продажным ценам. При продаже возвращенных товаров торговая надбавка, относящаяся к этим товарам, раньше была списана записью
Д сч. 42 "Торговая наценка" - обычным способом
Д сч. 46 "Реализация продукции (работ, услуг)" - способом "красное сторно".
Поскольку возвращенный товар опять поступил в магазин, на восстановление торговой надбавки делается вышеуказанная запись, но дополнительная (см. запись 2 в таблице 4.4).